Pred archívna starostlivosť

Pôvodcovia registratúry

Predkladanie registratúrnych poriadkov a plánov na schválenie

Registratúrne poriadky a plány sa predkladajú na schválenie územne príslušnému Štátnemu archívu. Pri ich tvorbe treba zohľadniť o akých pôvodcov sa jedná a do ktorej kategorizačnej skupiny patria. 

Ministerstvo vnútra vydalo vzorové registratúrne poriadky a plány pre rôzne typy subjektov. Tieto vzory nájdete na webovej stránke Ministerstva vnútra SR, aj s aktualizáciami.

Po schválení registratúrneho poriadku a plánu Štátnym archívom sa v praxi musia používať na vedenie konkrétnej registratúry v danom subjekte. V prípade záujmu o konzultáciu, môžete kontaktovať pracovníkov Štátneho archívu. Konzultácie sú bezplatné.

Vyraďovanie registratúrnych  záznamov

Po uplynutí lehôt uloženia registratúrnych záznamov, ktoré sú stanovené v registratúrnom pláne, môže podať daný subjekt návrh na vyradenie registratúrnych záznamov. Vo vyraďovacom konaní sa rozlišujú registratúrne záznamy so znakom hodnoty A – jedná sa o dokumenty s trvalou dokumentárnou hodnotou, ktoré po uplynutí lehoty uloženia musia byť odovzdané do trvalej archívnej starostlivosti Štátneho archívu. Registratúrne záznamy bez znaku hodnoty A múžu byť po súhlasnom rozodnutí Štátneho archívu zničené. Povinnosť uskutočniť vyraďovacie konanie majú subjekty minimálne raz za päť rokov.

Odovzdanie archívnych dokumentov po vyraďovacom konaní

 Po uskutočnení vyraďovacieho konania Štátny archív vydá rozhodnutie, v ktorom uvedie najneskorší termín odovzdania dokumentov do Štátneho archívu. Konkrétny termín je potrebné dohodnúť s pracovníkom archívu. Odovzdávanie archívnych dokumentov prebieha na základe preberacieho protokolu, ktorý pripraví zamestnanec archívu a zoznamu odovzdávaných archívnych dokumentov, ktorý pripraví odovzdávajúci subjekt. Archívne materiály musia byť uložené v archívnych krabiciach. Archívne krabice musia byť označené registratúrnymi štítkami. Na štítkoch sa uvádza názov a adresa pôvodcu, názov vecnej skupiny, registratúrna značka, lehota uloženia, rok vzniku dokumentov a poradové číslo škatule. Preberanie archívnych dokumentov musí byť v súlade s návrhom na vyradenie, ktorý vypracoval daný subjekt a schválil štátny archív.

Štátny odborný dozor

Pracovisko Archív Zvolen vykonáva Štátny odborný dozor na úseku správy registratúry v okresoch Zvolen, Detva, Krupina. Aktuálny plán kontrol môžete nájsť na tomto odkaze.